SEKSI-SEKSI DI DALAM HOUSEKEEPING DEPARTMENT

    Seperti telah diuraikan pada bab sebelumnya, untuk menunjang kelancaran tugas sehari-hari dan agar dapat menjangkau seluruh tugas, House Keeping Department dibagi menjadi beberapa seksi menurut area tugas masing-masing.

Untuk itu House Keeping Department dibagi menjadi:

• Floor Section (Room Section)

• Houseman Section (Public Area Section)

• Linen Section

• Laundry Section

    Kadang-kadang Linen Section dan Laundry Section ini digabung menjadi satu departemen tersendiri sesuai dengan work-load (bobot tugas yang diembannya) atau menurut besar kecilnya area tugas yang menjadi tanggung jawabnya.

FLOOR SECTION

Floor Section sering juga disebut sebagai Room Section. Tugas pokok dari bagian ini ialah menjaga kebersihan, kerapian, keindahan, kenyamanan dan kelengkapan kamar-kamar tamu. Tugas tersebut dikerjakan langsung oleh seorang Room Boy (pramugraha).

Kamar yang bersih, nyaman, menarik, tenang dan aman merupakan produk utama hotel yang harus diberikan kepada tamu yang menginap dan merupakan sumber penghasilan pertama dari hotel. Kualifikasi tersebut harus dapat dipenuhi agar tamu yang menginap merasa puas. Untuk meningkatkan kualitas kerja, Room Boy harus mengetahui Specific Procedure atau SOP (Standard Operating Procedure) yang menjadi standar dalam membersihkan kamar beserta segala peraturan yang harus mereka taati selama bertugas.

Didalam melaksanakan tugasnya Room Boy selalu berhubungan langsung dengan para tamu. Oleh sebab itu seorang Room Boy harus berhati-hati dengan perilakunya, termasuk harus selalu menjaga kebersihan pakaian seragamnya.

Kebersihan dan kerapian saja bila tidak di tunjang oleh perilaku yang baik dan sopan tidak akan bermanfaat. Bagaimanapun bagus dan menariknya pakaian seragam yang dikenakan pun tidak akan berguna. Adalah menjadi tanggung jawab bagi seorang Room Boy sebagai pemakai untuk merawatnya. Mereka tidak boleh lupa bahwa tamu selalu melihatnya serta memberikan kesan pertama (fisrt impression) terhadap hotel melalui pakaian seragam yang dikenakannya. Untuk mendapatkan penilaian yang baik, Room Boy harus berpakaian rapid an berperilaku yang baik. Jadi seorang Room Boy harus ramah-tamah, jujur, sopan dab bertindak bijaksana serta disiplin.

Beberapa tata tertib yang harus ditaati oleh setiap Room  Boy sebelum mulai bekerja adalah sebagai berikut:

1. Masuklah ke hotel melalui pintu dan jalan yang disediakan khusus untuk karyawan, begitu pula            pada waktu pulang.

2. Catatlah jam kedatangan pada Time Card Absent, yaitu pada Time Strap Machine.

3. Langsung menuju loker untuk ganti pakaian.

4. Pakailah pakaian seragam.

5. Cucilah tangan, gosok gigi dan rapikanlah rambut dan pakaian serta bersihkanlah sepatu.

6. Rambut harus dicukur rapi, tidak boleh berkumis, berjenggot, berjambang.

7. Jangan menggunakan perhiasan dan parfume secara berlebihan.

Pada waktu bekerja membersihkan kamar:

1. Periksalah trolley cart apakah persiapan untuk kerja sudah lengkap.

2. Selalu mulailah dengan mengetuk pintu terlebih dahulu bila akan memasuki kamar atau menekan            door bell sambil menyebut identitas/jati diri.

3. Jangan mengetuk/membuka pintu kamar apabila pintu kamar dipasangi “Don’t Disturb” oleh                 tamu.

4. Jangan mengintip dan mendengarkan pembicaraan tamu,  mecoba menggunakan pakaian ataupun         barang-barang milik tamu yang ada didalam kamar.

5. Jangan makan atau minum suatu makanan atau minuman yang disediakan khusus untuk tamu,                apalagi didalam kamar.

6. Jangan beristirahat didalam kamar sekalipun kamar tersebut kosong.

7. Jangan melihat TV didalam kamar, terlebih kamar yang occupied (dihuni tamu).

8. Jangan menyelingi pekerjaan dengan mengobrol yang tidak berarti.

9. Jangan beristirahat/bermalas-malasan di ruang umum (missal: lobby, corridor, dan sebagainya)

10. Jangan merokok di area tugas.

11. Jangan meletakkan kunci kamar (pass key) di sembarang tempat, tetapi harus dijaga baik-baik                untuk menghindari kelalaian.

12. Jangan membukakan kamar untuk seseorang apabila tidak yakin benar bahwa orang tersebutlah             yang tinggal di kamar tersebut.

Sedangkan tugas dan tanggung jawab Room Boy adalah:

1. Mengelola kamar-kamar yang menjadi tanggung jawabnya, dalam arti:

- Menjaga kebersihan, kerapian, kenyamanan serta kelengkapan fasilitas yang ada di dalamnya.

- Melaporkan kepada atasan bila mendapati alat-alat yang rusak agar dibuatkan Work Order (WO)            kepada Engineering Department untuk segera diperbaiki.

- Menjaga keamanan barang-barang milik hotel yang ada di dalam kamar jangan sampai hilang atau         rusak oleh tamu.

2. Melayani tamu atas segala macam keperluan yang mereka butuhkan selama menginap.

3. Melaksanakan perintah atasan, baik yang berkaitan dengan pelaksanaan tugas sehari-hari maupun         extra job, atau tugas-tugas tambahan untuk perawatan kamar, serta tugas-tugas yang terkait dengan         persiapan kedatangan tamu hotel.

4. Menjaga keamanan barang-barang milik tamu di dalam kamar.

5. Melakukan koordinasi/kerjasama dengan sesame teman dalam satu seksi.

6. Melakukan kerjasama dengan seksi lain dalam satu departemen, misalnya dengan Linen section            (dalam penukaran linen supplies), dengan Laundry Section untuk penanganan cucian, dengan                Houseman Section untuk membersihkan sampah-sampah di Room Boy Trolley serta penggantian            tanaman yang ada di dalam kamar-kamar tamu.

7. Melakukan kerjasama dengan lain seksi dan departemen lain, seperti dengan:

- Front Office Cashier pada saat ada tamu check out.

- Bell Boy saat tamu check in.

- Waiter/Waitress Room Service ketika akan memasukkan fruit basket untuk kamar-kamar yang                akan dihuni tamu VIP, memasang dinner set di suite room, mengambil alat-alat makan/minum                yang habis dipakai oleh tamu didalam kamar.

- Repair dan Maintenance (Engineering Department) untuk perbaikan kerusakan dalam kamar.

- Security untuk keamanan di seluruh floor area dimana Room Boy bertugas, apalagi bila ada tamu-          tamu yang perlu mendapatkan perhatian khusus.

Untuk melaksanakan semua tugas itu jam dinas Room Boy dibagi menjadi:

1. Morning shift dengan jam kerja:

- Mulai jam  06.00 – 14.00, atau

- Jam 07.00 – 15.00, dan dapat juga

- Jam 08.00 – 16.00

2. Evening shift dengan jam kerja:

- Mulai jam 14.00 – 22.00, atau

- Jam 15.00 – 23.00, atau

- Jam 16.00 – 24.00

3. Night shift dengan jam kerja:

- Mulai jam 22.00 – 06.00, atau

- Jam 23.00 – 07.00, atau

- Jam 24.00 – 08.00

Pembagian jam dinas ini dipengaruhi oleh besar kecilnya hotel, banyak sedikit karyawan dan kebijaksanaan manajemen hotel.

Tugas Room Boy Morning Shift:

1. 15 menit sebelum mulai tugas harus sudah siap di House Keeping Office untuk tanda tangan                   Present list di kolom in.

2. Mengikuti briefing yang diberikan oleh Floor Supervisor/Chief Floor, yang berisi:

    - Pembagian tugas,

    - Menyiapkan kamar-kamar EA,

    - VIP in the house,

    - Teknik kerja untuk mengatasi kendala-kendala yang mungkin terjadi saat bertugas,

    - Extra job dari atasan,

    - Instruksi-instruksi dari manajemen.

3. Melihatkan pembagian tugas yang sudah di tentukan oleh Floor Supervisor Night Shift.

4. Mengambil master key dan form-form sesuai dengan floor yang menjadi tugasnya. Form-form itu           antara lain Room Boy Control Sheet, Guest Supplies Control Sheet, Room Boy Report, Inventory         of Room, Guest in The House List, Guest Supplies Request, Linnen Exchange Report.

5. Mengambil linen supplies dari linen room sesuai dengan floor yang ditentukan.

6. Menyiapkan linen supplies, cleaning supplies, guest supplies dan menyusunnya dalam trolley cart         untuk persiapan kerja sesuai dengan jumlah kamar yang occupied.

7. Mengecek kamar-kamar yang menjadi tanggungjawabnya dengan cara yang sopan (behavior                   during checking) sebagai berikut:

    - Ketuklah pintu 3 kali dengan mengatakan “Room Boy Please”

    - Kalau dari dalam kamar tidak ada jawaban, bukalah pintu kamar pelan-pelan dengan master key,            periksalah keadaan kamar, ambillah cucian tamu (bila ada) yang sudah dimasukkan ke dalam                laundry bag dan disertai dengan laundry list.

    - Cocokkan jumlah dan jenis cucian dengan yang tertera didalam laundry list

    - Periksalah minibar consume, bila ada minuman didalam kulkas yang diminum tamu, tulislah                didalam minibar voucher, berikan kepada minibar checker atau laporkan langsung ke Front Office         Cashier bila tamu akan segera check out.

    - Jika setelah anda masuk ternyata tamu sedang tidur, tutuplah kembali pintu kamar secara pelan-           pelan. Bila dari dalam kamar ada jawaban, tunggulah sampai pintu dibuka oleh tamu. Begitu pintu         dibuka, segera ucapkan greeting “Selamat Pagi, Pak” atau “Selamat pagi, Bu”. Dan kemudian                tanyakan adakah cucian pagi itu. Bila ada cucian maka segeralah ambil, periksa dan cocokkan                dengan laundry list yang ada di dalam laundry bag. Namun jika tamu menjawab bahwa tidak ada            cucian maka tanyakan juga minibar consume, atau barangkali ada minuman di dalam lemari es                yang diminum oleh tamu, tulis didalam minibar voucher, mintakan tanda tangan kepada tamu dan        kemudian serahkan kepada minibar checker agar dibawa ke Front Office Cashier. Setelah itu isi            kembali minibar dengan minuman yang baru sebagai ganti yang telah diminum oleh tamu.

    - Tinggalkan kamar tersebut dengan terlebih dahulu mengucapkan terima kasih kepada tamu.                    Tutuplah pintu pelan-pelan dan lanjutkan dengan mengecek kamar yang lain.

8. Mengisi Room Boy Report sesuai status yang actual dalam pengecekan kamar.

9. Mulai bekerja membersihkan kamar-kamar tamu sesuai dengan standar yang sudah ditentukan.

10. Melayani permintaan tamu sesuai dengan batas-batas kewenangan yang diberikan kepada Room            Boy.

11. Ikut menjaga keamanan barang-barang milik tamu didalam kamar maupun di luar kamar (corridor)         waktu tamu akan check out.

12. Melaksanakan perintah atasan mengenai kamar yang harus dibersihkan dan tugas-tugas tambahan.

13. Memberikan laporan secepatnya kepada Floor Supervisor apabila ada kerusakan fasilitas kamar.

14. Mengisi form-form yang sudah ditentukan, seperti Room Boy Control Sheet, Room Boy Guest               Supplies Control Sheet, Inventory of Room.

15. Mengisi log book mengenai room status, extra treatment, kamar-kamar ED, kamar-kamar EA,                kamar yang memasang tanda “Don’t Disturb” dan belum dikerjakan, kamar-kamar yang dihuni               tamu VIP, kamar ON, dan sebagainya.

16. Membersihkan, merapikan trolley cart dan vaccum cleaner setelah selesai bekerja dan kemudian            menempatkannya di tempat penyimpanan.

17. Menyerahkan master key kepada Room Boy shift berikutnya.

18. Menyerahkan barang-barang lost and found ke House Keeping Office, minta tanda tangan                       penyerahan (bila menemukan barang milik tamu).

19. Menyerahkan Room Boy Control Sheet dan Guest Supplies Control Sheet ke House Keeping                Office dan kemudian time keeping (pants out) pada waktu akan pulang di Security Office (tempat         jaga Satpam).

Tugas Room Boy Evening Shift:

1. 15 menit sebelum mulai bertugas harus sudah siap di House Keeping Office untuk tanda tangan            present list dan menerima tugas dari Floor Supervisor.

2. Mengambil form-form untuk Room Boy yang akan digunakan untuk bekerja.

3. Menerima master key dari shift sebelumnya saat handling over, membaca log book shift                        sebelumnya, mungkin ada pesan atau hal-hal yang perlu mendapatkan perhatian khusus (VVIP,            VIP, ON), kamar-kamar yang belum dibersihkan karena pasang DD dari pagi atau karena tamu                baru check out, kamar-kamar EA, ED dan lainnya.

4. Mengambil linen supplies  dari linen room untuk persiapan pengerjaan pada waktu open bed/turn            down service atau make up room, kamar-kamar yang check out.

5. Menyelesaikan tugas Room Boy morning shift yang belum terselesaikan. Misalnya melengkapi               linen supplies dan guest supplies.

6. Melakukan pengecekan kamar serta turn down service.

7. Melayani permintaan tamu.

8. Ikut menjaga keamanan lingkungan kerja.

9. Melaksanakan perintah atasan serta tugas-tugas tambahan.

10. Mengecek dan menyusun guest supplies di counter maupun di trolley cart untuk persiapan tugas            morning shift.

11. Menjaga kebersihan di area tugasnya sebelum meninggalkan tugas, seperti standing ashtray,                    corridor dan Room Boy Counter.

12. Mengisi log book serta form-form  lain sebagai laporan kerja.

13. Menyerahkan master key setelah jam kerja selesai ke House Keeping Office kepada petugas                    berikutnya (night shift).

14. Menandatangani present list di kolom Out, time keeping out untuk meninggalkan area hotel.

Tugas Room Boy Night Shift:

1. 15 menit sebelum memulai tugas harus sudah siap di House Keeping Office untuk tanda tangan            present list di kolom In.

2. Menerima tugas-tugas dari Floor Supervisor.

3. Mengecek master key yang digunakan oleh Room Boy shift sebelumnya.

4. Membaca log book, mungkin ada pesan-pesan dari shift sebelumnya yang harus diperhatikan dan         dikerjakan.

5. Melayani tamu untuk extra treatment, seperti extra bed, extra water jug, extra hair dryer, extra                pillow, extra blanket, mengambilkan air minum,sabun, denta set, sandal dan lain-lain.

6. Segera melaporkan kepada Floor Supervisor apabila:

    - Di dalam kamar ada kerusakan

    - Di dalam kamar ada keributan

    - Ada tamu yang tidak membawa barang (ON) atau bila ada hal-hal yang mencurigakan

7. Mencuci dan mengisi water tank pada tiap-tiap floor di Room  Boy Station untuk persiapan kerja            morning shift.

8. Menyiapkan form-form yang akan digunakan Room Boy morning shift.

9. Meminta informasi kepada Floor Supervisor tentang kamar-kamar yang EA early morning (dini            hari).

10. Meminta informasi tentang waktu/jam kamar-kamar yang akan check out kepada Floor Supervisor.

11. Mengecek kelengkapan fasilitas kamar-kamar yang akan dipakai untuk check in dini hari.

12. Mengecek kamar-kamar yang check out, melaporkan minibar consume dan barang-barang milik            hotel yang terbawa oleh tamu ke Front Office Cashier dan Floor Supervisor.

13. Mengerjakan pembersihan kamar check out apabila akan segera dipakai, dan segera dilaporkan ke         Floor Supervisor jika sudah ready/vacant.

14. Menjaga kebersihan area yang menjadi tanggung jawabnya, (counter, corridor, standing ashtray            dan lain-lain)

15. Mengisi log book sesuai dengan kejadian-kejadian pada malam hari.

16. Handling over dengan Room Boy morning shift dan menyerahkan master key

17. Menyerahkan barang-barang yang ditemukan didalam kamar-kamar yang check out ke Lost &                Found di House Keeping Office dan meminta tanda bukti penyerahan barang tersebut.

18. Menanda-tangani present list di kolom Out, time keeping past out di pos penjagaan Satpam                    (security) untuk meninggalkan area hotel.

PUBLIC AREA SECTION

Tugas pokok dari pada seksi ini adalah menjaga kebersihan, kerapian, keindahan dan kenyamanan seluruh area hotel, baik yang ada di luar gedung maupun di dalam gedung kecuali kamar tamu.

Bagian luar gedung meliputi:

    - Parking area,

    - Garden,

    - Swimming pool,

    - Tennis court,

    - Public toilet,

    - Semua tempat sampah di luar gedung

Bagian dalam gedung meliputi:

    - Lobby area,

    - Elevator,

    - Food and Beverage Outlet,

    - Corridor, Salasar, Magazine,

    - Staircase,

    - Office,

    - Toilet,

    - Employee Area,

    - Fitness Centre,

    - Garden.

Begitu luas area tugas Public Area Section ini. Untuk menjangkau semua area itu Public Area Section dibagi menjadi satu seksi tersendiri di dalam House Keeping Department, tergantung dari work load maupun luas daerahnya.

Adapun subseksi-subseksi yang ada di Public Area Section adalah sebagai berikut:

1. Houseman Subsection yang mempunyai area tugas pembersihan lobby area, toilet, corridor dan               salasar, employee area, Food and Baverage Out Let.

2. Garden Subsection yang bertugas untuk mengatur dan memelihara seluruh taman yang ada di                hotel, baik yang ada di dalam maupun di luar gedung.

3. Sport dan Recreation Subsection yang mempunyai area tugas di semua fasilitas sport dan rekreasi         di hotel tersebut, seperti swimming pool, tennis court fitness centre, dan lain-lainnya.

LINEN SECTION

Seksi ini sangat penting perannya dalam operasional hotel karena mempunyai tugas dan tanggung jawab atas semua lena hotel tersebut. Keluar masuknya linen dari setiap bagian/departemen diatur oleh Linen Section ini. Dengan kata lain, tugas utama dari Linen Section adalah:

1. Mengatur keluar masuknya linen ked an dari departemen-departemen yang menggunakannya,                yaitu Housekeeping Department dan Food and Baverage Department.

2. Memilah-milah linen yang akan dicuci berdasarkan jenis, warna, serta tingkat kekotorannya agar            dapat dicuci secara terpisah.

3. Mengirim linen yang kotor dari House Keeping Department dan Food and Baverage Department            ke laundry untuk dicuci.

4. Menerima linen bersih yang sudah dicuci oleh laundry.

5. Menyimpan linen bersih di dalam rak berdasarkan jenis dan ukurannya.

6. Merawat serta memperbaiki linen yang rusak.

    Di samping itu Linen Section juga bertugas dan bertanggung jawab terhadap uniform (pakaian seragam) seluruh karyawan, baik melayani penukaran uniform lama dengan yang baru, penukaran uniform kotor dengan uniform bersih, mencucikan uniform kotor ke laundry, menerima uniform bersih dari laundry, menyimpannya di rak dengan menggantungnya menggunakan hanger, memperbaiki kerusakan uniform serta menyimpan uniform lama yang sudah tidak dipakai secara terpisah.

    Begitu banyak tugas dan tanggung jawab Linen Section ini sehingga perlu di lakukan pembagian tugas atas petugas-petugasnya agar pelaksanaan tugas dapat berjalan lancer dan efektif.

    Petugas-petugas yang ada di dalam Linen Section adalah Linen Attendant, Seamstress, Uniform Attendant dan Sorter.

Linen Attendant

Tugas dan tanggung jawab Linen Attendant meliputi:

1. Mengatur dan menyiapkan linen yang akan dipakai oleh House Keeping Department (Floor                    Section) serta Food and Baverage out let (restaurant, bar, banquet hall).

        Untuk Floor Section, tugas Linen Attendant adalah sebagai berikut:

    - Pada pagi hari menyiapkan linen di linen trolley untuk masing-masing floor berdasarkan jumlah            kamar yang isi dan disesuaikan dengan fasilitas masing-masing kamar.linen yang akan dikirim ke           tiap floor harus dilampiri catatan jumlah tiap-tiap jenis linen.

    - Siang hari Linen Attendant menyiapkan linen untuk memenuhi kekurangan linen di tiap-tiap floor         sesuai kebutuhan atau permintaan dari setiap Room Boy, dilengkapi linen exchange report yang            mencatat penukaran linen kotor dengan linen bersih.

    - Sore hari menyiapkan linen yang berupa towel (baik bath towel, hand towel, face towel) maupun            bath math yang akan digunakan Room Boy Evening Shift untuk mengganti towel kotor dari setiap         kamar pada saat turn down service atau open bed.

    Semua towel disiapkan dalam linen trolley/linen wagon, dilampiri catatan jenis towel serta jumlah tiap jenis towel yang akan dikirim ke masing-masing floor.

Untuk Food and Baverage outlet, tugas Linen Attendant adalah sebagai berikut:

    - Menyiapkan linen berdasarkan permintaan dari tiap-tiap outlet.

    - Mencatat semua linen yang dikeluarkan dari linen room di dalam buku khusus untuk tiap-tiap                outlet mengenai jenis/macam line serta jumlah masing-masing

    - Meminta waiter/waitress yang mengambil linen tersebut,  berapa jumlah tiap-tiap jenis, harus                ditulis dalam buku linen. Setelah itu petugas yang mengantar linen tersebut diminta untuk                        menandatangani buku linen sebagai bukti penyerahan.

2. Menerima linen kotor dari tiap-tiap floor, menghitung, mencatat berdasarkan jenis, ukuran, serta            memilah-milah berdasarkan tingkat kekotorannya dan kemudian mengirimkannya ke laundry                untuk dicuci.

3. Menerima linen kotor dari Food and Baverage outlet (restaurant, bar, banquet hall/meeting room),         menghitung, mencatat dalam buku linen, memilah-milah berdasarkan jenis, ukuran, warna dan                tingkat kekotorannya kemudian dikirim ke laundry untuk dicuci.

4. Memilah-milah linen yang terkena noda, baik yang berasal dari floor maupun Food and Baverage         outlet, lalu dikirm ke laundry supaya dicuci secara khusus.

5. Menerima linen bersih yang sudah dicuci dari laundry, memeriksa, menghitung dan                                menyimpannya dalam rak tempat penyimpanan linen. Apabila linen-linen tadi masih ada yang                kotor, kurang bersih, ia harus mengembalikkannya ke laundry agar dicuci ulang atau ditangani                secara khusus.

6. Memelihara linen, yaitu dengan cara:

    - Mengatur penggunaan linen dengan system FIFO

    - Mengatur pencucian linen supplies yang tidak secara rutin dicuci dengan membuat jadwal                       pencucian untuk linen supplies tersebut. Contohnya blanket, bed cover, bed pad, bed skirt serta            curtain.

    - Segera mengirim ke seamtress bila ada linen yang rusak agar segera diperbaiki.

7. Melakukan pengecekan linen yang akan dikirim ke tiap-tiap floor maupun Food and Baverage                outlet.

8. Mencatat semua penukaran linen ke tiap-tiap floor maupun Food and Baverage outlet di dalam                Linen Exchange Report.

9. Melakukan inventarisasi secara berkala nama rutin (sebulan sekali) pada awal bulan atau akhir                bulan terhadap semua linen yang ada.

Caranya:

- Memberitahukan kepada petugas-petugas terkait:

    • Di Floor Section, yaitu Chief floor, Floor supervisor, Room Boy.

    • Di Linen Room, yaitu Linen supervisor, Linen attendant.

    • Di Food and Baverage outlet, yaitu Captain, waiter supervisor, waiter/waitress.

    • Di Laundry Section, yaitu Chief Laundry, Laundry supervisor, Washer, Presser/Ironer

- Menyiapkan form/daftar linen inventory kepada seluruh departemen dan seksi yang terkait.

- Menghitung semua linen yang ada, nbaik di linen room, laundry plan, store, Food and Baverage            outlet, kamar-kamar, Room Boy Counter, Room Boy Trolley, maupun di tempat-tempat lain                    seperti gudang setiap floor.

- Mencatat dalam form/daftar linen inventory.

- Menghitung dan mencatat linen yang rusak, hilang, dibeli tamu ataupun diberikan kepada tamu            sebagai cenderamata berdasarkan Lost and Damage Report.

- Menjumlah semua linen yang sudah tercatat dalam Linen Inventory.

- Mencocokkan dengan jumlah linen inventory bulan yang lalu.

- Mencari selisih/perbedaan antara jumlah linen inventory bulan lalu dengan jumlah linen inventory         pada bulan yang sedang berjalan. Dengan cara ini maka pada akhirnya Linen Attendant akan dapat         mengetahui jumlah linen yang sebenarnya.

10. Menyimpan linen supplies lama yang sudah tidak digunakan di tempat khusus.

11. Melipat towel yang sudah dicuci dan dikirim dari laundry serta menyiapkannya untuk Floor                    Section berdasarkan tingkat hunian kamar.

12. Membuat laporan mengenai linen yang hilang, yang dibeli oleh tamu dan yang diberikan kepada            tamu sebagai souvenir kepada Linen Supervisor agar dapat dipakai sebagai bahan laporan                        penyusutan barang dan kebutuhan akan pengadaan/pembelian barang baru.

13. Menyimpan arsip catatan/laporan harian ataupun bulanan di tempat yang telah ditentukan.

14. Menjaga keamanan dan kebersihan Linen Room.

15. Merawat alat-alat kerja yang digunakan.

16. Bila ada alat kerja yang rusak, segera melaporkannya kepada atasan agar dibuatkan WO (Work            Order) kepada Engineering Department untuk diperbaiki.

17. Bertanggung jawab atas semua pekerjaan yang dilakukannya kepada Linen Supervisor.

SEAMSTRESS

Seamstress mempunyai tugas dan tanggung jawab sebagai berikut:

1. Merawat dan memperbaiki linen yang rusak yang digunakan oleh House Keeping Department,                Food and Baverage Department.

2. Memperbaiki uniform karyawan yang rusak (menjadit yang sobek, memasang kancing yang lepas,         menjahit resluiting yang lepas).

3. Memperbaiki pakaian tamu yang rusak atau sobek

4. Mengalihfungsikan OO sheet (spreI yang rusak) menjadi pillow case atau dust cloth

5. Mengalih-fungsikan table cloth yang rusak menjadi napkin atau glass cloth/glass towel

6. Membuat bendera nasional negara-negara di dunia, dalam segala ukuran, terutama bila di hotel itu         akan diselenggarakan pertemuan internasional

7. Membuat bendera-bendera hias, rontek, umbul-umbul sebagi hiasan, khususnya untuk peringatan            hari-hari besar nasional atau acara khusus lainnya.

8. Melaporkan kerusakan alat-alat kerja yang digunakannya kepada atasan agar dibuatkan Work                Order untuk Engineering Department agar diperbaiki.

9. Mempertanggungjawabkan semua pekerjaan yang dilakukannya kepada atasan.

UNIFORM ATTENDANT

Tugas serta tanggung jawab Uniform Attendant adalah sebagai berikut:

1. Menerima dan memeriksa semua uniform baru yang dikirim oleh penjahit berdasarkan pesanan.

2. Memberi tanda/kode pada uniform baru berdasarkan nama pemilik, seksi serta departemen dimana         karyawan tersebut bertugas.

3. Menyimpan dan merawat uniform karyawan.

4. Melayani penukaran uniform lama secara terpisah di tempat yang telah ditentukan

5. Menarik dan menyimpan uniform lama dengan uniform yang baru

6. Melayani penukaran uniform kotor dengan uniform bersih semua karyawan berdasarkan                        schedule/jadwal penukaran.

7. Menyerahkan uniform-uniform yang rusak kepada seamstress untuk diperbaiki

8. Mengirim uniform kotor ke laundry agar dicuci

9. Menerima dan mengecek uniform dari laundry setelah dicuci

10. Bila terdapat uniform yang masih kotor dan terkena noda, mengembalikkannya lagi kepada                    laundry untuk dicuci ulang.

11. Bertanggung jawab atas semua pekerjaan kepada supervisor.

Sebagai penanggungjawab atas uniform karyawan, Linen Attendant harus mengetahui dan menjalankan tugasnya menyimpan dan merawat uniform dengan baik.

Cara menyimpan uniform adalah sebagai berikut:

1. Uniform bersih yang dikirim dari laundry, setelah dicek, digantung pada hanging rack dengan                hanger, dijadikan satu berdasarkan nama pemiliknya agar mudah untuk mencarinya.

2. Uniform dikelompokkan menurut departemen dan seksi masing-masing karyawan dimana dia                bertugas.

3. Uniform disusun menghadap satu arah sehingga memudahkan saat pengambilannya.

Sedangkan cara merawat uniform karyawan adalah sebagai berikut:

1. Mengatur penukaran uniform kotor dengan uniform bersih berdasarkan schedule.

2. Mengirim uniform kotor ke laundry, berdasarkan jenis kain, bahan serta tingkat kekotorannya.

3. Mengecek kerusakan-kerusakan yang ada, mungkin kancingnya atau resluitingnya lepas, sobek            untuk dikirim ke seamstress agar segera diperbaiki.

4. Menyimpan uniform dengan digantung di hanger dan tidak dilipat agar tetap halus, licin, dan tidak         kusut.

Untuk menukarkan uniform prosedurnya adalah sebagai berikut:

1. Karyawan menyerahkan uniform kotor kepada Uniform Attendant sesuai dengan jadwal.

2. Saat menyerahkan uniform kotor, karyawan harus mengisi form slip (daftar cucian uniform)                    rangkap dua, lembar pertama untuk karyawan (pemilik uniform), sedang lembar kedua untuk                disimpan di linen room sebagai penyerta uniform yang dicucikan ke laundry.

Isi dari uniform slip:

    a. Departemen/section karyawan bertugas

    b. Nama karyawan

    c. Date/tanggal mencucikan

    d. Nomor urut

    e. Item, yaitu jenis cucian/uniform yang dicucikan

    f. Subtotal, jumlah tiap item/jenis uniform yang di cucikan. Misalnya: celana panjang satu, hem                pendek satu atau code, missal: FO1, FO2 dst

    g. Total, jumlah seluruh item/uniform yang dicucikan. yaitu: celana panjang satu, hem lengan pendek         satu, jumlah keseluruhan dua buah.

    h. Sedang di bagian kanan bawah adalah tanda tangan Uniform Attendant, yang telah menerima dan           mengecek uniform karyawan yang diserahkan.

3. Uniform Attendant menyerahkan uniform kotor ke laundry untuk dicuci sambil dihitungnya.                   Cucian harus sudah dipilah-pilah berdasarkan jenis bahan, warna maupun tingkat kekotorannya.

4. Setelah uniform selesai diproses di laundry, dikirim kembali ke linen room. Diterima oleh Uniform         Attendant sambil dicek dan dihitung, dicocokkan dengan uniform slip, kemudian                                    disimpan/digantung pada uniform rack, dilengkapi dengan uniform slip.

5. Karyawan yang akan mengambil uniform yang dicucikan harus menyerahkan uniform slip kepada         Uniform Attendant.

6. Uniform Attendant meneliti uniform slip, mencarikan dan mengambilkan serta menyerahkan                uniform karyawan sesuai yang tertera pada uniform slip. Uniform karyawan harus diserahkan                dengan benar dan tidak boleh tertukar dengan uniform milik karyawa lain.

SORTER

Sorter mempunyai tugas:

a. Mengecek semua linen kotor yang masuk ke linen room, memisahkan linen yang terkena noda,            mencatatnya, dan kemudian mengirimnya ke laundry untuk dicuci.

b. Mengecek semua linen yang keluar dari Linen Room, mencatat berdasarkan jumlah tiap-tiap jenis         linen.

c. Memisahkan linen yang rusak untuk diperbaiki.

d. Membuat catatan tentang linen yang rusak.

e. Menyimpan linen yang rusak secara terpisah di tempat khusus

f. Mempertanggungjawabkan semua pekerjaan yang dilakukannya kepada Linen supervisor

Cara menyimpan Linen

Setiap petugas di linen section harus mengetahui bagaimana cara menyimpan linen dengan baik. Cara penyimpanan yang baik akan sangat berpengaruh terhadap kelancaran tugas mereka.

Untuk menyimpan linen, caranya adalah sebagi berikut:

1. Linen yang telah dicuci dan dihaluskan di laundry harus di simpan di atas rak penyimpanan (linen         rack), diatur menurut ukurannya.

2. Lipatan linen harus menghadap keluar agar memudahkan penghitungan maupun pengambilannya.

3. Pengambilan linen berdasarkan system FIFO (First in – first out), dimana linen yang baru dikirim         dari laundry disimpan di atas rak paling bawah agar digunakan belakangan setelah linen yang ada         di atasnya terpakai, atau dengan kata lain yang tersimpan dahulu harus digunakan lebih dulu, yang         disimpan belakangan digunakan keemudia. Hal ini dimaksudkan supaya “long life”(umur) linen            tersebut awet, tidak mudah rusak.

4. Tempat penyimpanan tidak boleh lembab, sirkulasi udara harus lancar dan tidak berdebu sehingga         linen tetap dalam keadaan bersih dan kering.

5. Tempat penyimpanan linen harus mudah dijangkau untuk memperlancar penukaran linen kotor               dengan yang bersih ke tiap-tiap floor maupun Food and Baverage outlet.

6. Linen room harus jauh dari kitchen (dapur) untuk menghindari bahaya kebakaran serta                            terkontaminasi bau masakan.

LAUNDRY AND DRY CLEANING SECTION

Laundry and Dry Cleaning Section adalah salah satu bagian di dalam House Keeping Department yang bertanggung jawab atas semua cucian yang dikirimkan kepadanya.

Cucian-cucian yang dikirim ke Laundry and Dry Cleaning Section dapat dibedakan menjadi dua bagian besar, yaitu House Laundry dan Guest Laundry.

House Laundry

House Laundry adalah segala macam cucian milik hotel yang terdiri dari:

a. Linen Supplies yang digunakan oleh House Keeping Department (Floor Section), antara lain                   sheets, pillow case, blanket, bed skirt, bed pad, bed cover, curtain, dan towel.

b. Linen Supplies yang digunakan Food and Baverage Department, seperti table cloth, multon,                    napkin, place mat/tray, apron, table skirting, green velvet, glass towel, dan kitchen towel.

c. Uniform milik seluruh karyawan hotel.

Cucian-cucian ini sering disebut non revenue producting works karena tidak menghasilkan uang secara langsung, tetapi merupakan sarana pendukung pelayanan terhadap tamu.

Guest Laundry

Guest Laundry adalah cucian yang berasal dari para tamu, seperti:

    - Tamu yang menginap di hotel tersebut (in side guest)

    - Tamu yang menginap di hotel lain (out side guest)

    - Para pelanggan, seperti para pengusaha, para pejabat instansi swasta atau instansi pemerintah dan         lain-lain yang sering mencucikan pakaiannya, bed cover, blanket, maupun curtain ke hotel karena         mereka tidak memiliki mesin cuci yang memadai.

Hotel-hotel kecil, khususnya pada saat musim tamu, kadang-kadang juga kewalahan untuk mencuci linen supplies mereka akibat terbatasnya peralatan yang mereka miliki.

Guest laundry disebut sebagai revenue producting works karena dapat menghasilkan uang secara langsung.

Tamu yang menginap di hotel akan dikenai biaya bila meminta layanan pencucian pakaian. Besarnya biaya pencucian didasarkan atas:

    a. Jenis cucian, di mana setiap jenis mempunyai tarif sendiri.

    b. Macam service yang dikehendaki oleh tamu:

    - Urgent/special service (selesai dalam waktu dua jam), dengan tarif dua kali lipat dari tarif biasa.

    - Special service (dapat diproses selama empat jam), tambahkan tariff 50% dari tarif biasa.

    - One day service, cucian dikirim pagi hari maka akan diantar ke kamar pada sore hari setelah dicuci         dan disetrika.

    c. Proses/cara penanganannya dapat:

    - Washing (laundry) berarti dicuci, disetrika.

    - Press Only (PO), cukup disetrika saja, tidak perlu dicuci terlebih dulu

    - Dry Cleaning (DC), proses pencucian dengan system dry cleaning, tidak dicuci memakai washing         machine tetapi dengan pengasapan, bagi cucian yang bahannya terbuat dari wool, sutera, nylon,            saten, tissue.

Cucian dari luar dikenai biaya berdasarkan:

    - Proses penanganan: washing, press only, atau dry cleaning.

    - Beratnya/banyaknya cucian, seperti sheet, towel dan cucian yang lain dari hotel-hotel lain akan            ditimbang terlebih dulu untuk menentukan besarnya biaya yang harus ditanggung oleh pemilik                cucian.

Begitu banyak cucian yang harus ditangani oleh Laundry section ini hingga kadang-kadang pada hotel yang besar, Laundry and Dry Cleaning Section dapat menjadi satu departemen sendiri bersama-sama dengan Linen Section.

Untuk menjangkau tugas-tugas itu di dalam Laundry and Dry Cleaning Section terdapat beberapa petugas yang mempunyai tugas dan tanggung jawab sendiri-sendiri, yaitu Valet, Checker, Washer, Presser, Mangler, Dry Cleaning Operator, dan Order Taker.

Valet

Valet adalah petugas yang mengambil cucian tamu dari dalam kamar dan mengantarkannya kembali setelah diproses sehingga bersih dan rapi kembali.

Checker

Tugas Checker adalah sebagai berikut:

1. Mengecek setiap laundry bag apakah cuciannya sudah sesuai dengan laundry list yang                            menyertainya

2. Memeriksa setiap cucian, mengenal jenisnya, jumlah tiap jenis cucian, service yang diminta oleh            tamu, nomor kamar tamu.

Bila ada perbedaan jumlah tiap jenis cucian dengan yang tertulis dalam Laundry List maka ia harus segera memberitahukannya kepada Valet atau Supervisor.

3. Memeriksa cucian, barangkali ada barang yang terbawa didalam saku pakaian. Segera beritahukan         kepada Supervisor bila menemukannya.

4. Memisahkan pakaian-pakaian yang menghendaki special service, express service/urgent, untuk               didahulukan penanganannya.

5. Mengecek cucian barangkali ada yang terkena noda. Checker harus memberitahukan kepada                   washer agar di proses secara khusus.

6. Mengecek cucian mungkin ada kancing baju yang kepas, jahitan sobek dan lain-lainnya. Bila                menemukannya maka harus diberikan kepada seamstress agar diperbaiki.

7. Memeriksa cucian-cucian yang telah selesai dicuci barangkali masih ada yang belum bersih. Bila            menemukannya, kembalikan lagi ke washer agar dicuci ulang.

8. Memperhatikan order tamu, misalnya cucian-cucian yang minta di kanji, dicuci secara manual, di         hanger, dipack dan lain-lain.

9. Melipat dan membungkus dengan plastic bag cucian-cucian kecil yang telah selesai dicuci,                    disetrika (seperti kaos kaki, singlet, sapu tangan dan sebagainya)

10. Pakaian-pakaian yang besar dihanger, ditata di dalam trolley beserta laundry list sesuai nomor                kamarnya, agar tidak kusut. Misalnya jas, hem lengan panjang, long dress dan lain-lain. cucian-              cucian tadi disiapkan di linen trolley lengkap dengan laundry list untuk dikirim ke tiap kamar oleh         Valet.

Marker

Marker bertugas sebagai berikut:

1. Memberi tanda/kode pada setiap cucian tamu berdasarkan nomor kamar agar:

    - Tidak terjadi kekeliruan ketika mengantarnya ke dalam kamar (salah kamar)

    - Memudahkan valet saat mengantar dan memasukkan cucian ke dalam kamar

    - Tidak hilang

2. Memisah-misah cucian berdasarkan:

    - Proses penanganannya (washing/laundry, press only, dry cleaning)

    - Jenis bahan (jeans, katun dan lain-lain)

    - Warna cucian (warna putih tidak dicampur dengan warna, kuning, merah, hijau dan sebagainya            agar tidak kelunturan)

    - Tingkat kekotorannya (misalnya yang terkena lumpur, tanah dan lainnya agar tidak mengotori                yang lain)

3. Setelah cucian dipisah-pisahkan, marker kemudian menyerahkannya ke washer untuk diproses                sedangkan laundry list diberikan kepada Office Clerk/Order Taker agar dibuatkan bill.

Washer

Tugas Washer adalah sebagai berikut:

1. Menerima dan mengecek semua cucian dari sorter maupun marker,yang berupa house laundry,                guest laundry, out side laundry

2. Memeriksa noda dan kotoran yang melekat pada cucian dan menyikatnya

3. Memisah-misahkan cucian menurut jenis, warna dan tingkat kekotorannya

4. Memasukkan cucian-cucian kecil dan halus ke dalam net agar tidak hilang atau rusak, lalu                       memasukkannya ke dalam washing machine untuk dicuci bersama-sama dengan cucian yang lain.

5. Mencuci dengan tangan cucian-cucian yang halus (kecil) yang tidak dapat dicuci dengan washing         machine

6. Memindahkan cucian-cucian yang sudah diperas ke dalam drying tumbler untuk dikeringkan

7. Mengeringkan cucian-cucian yang tebal seperti kaos dan handuk dengan drying tumbler

8. Mengeluarkan pakaian-pakaian dan linen yang sudah kering dari drying tumbler untuk diserahkan         kepada presser supaya disetrika

9. Menyerahkan cucian yang tipis dan halus, setelah dicuci kemudian digantung/dihanger, bila sudah         kering, kepada Presser agar segera disetrika

10. Menjaga kebersihan area tugas

Presser

Tugas Presser adalah sebagai berikut:

1. Membersihkan area tugas

2. Membuka kran steam dan membersihkan flat (alat pengepres) dengan lilin

3. Menyetrika semua cucian mulai dari leher baju sampai ujung lengan baju

4. Menghaluskan bagian bahu dan punggung

5. Mengepres bagian lengan

6. Menyetrika body belakang (kiri-kanan)

7. Menggantung semua cucian yang sudah selesai dipress dengan hanger

8. Menyerahkan cucian-cucian tadi kepada checker untuk diproses selanjutnya

Mungler

Mungler mempunyai tugas seperti Presser, hanya saja yang disetrika adalah cucian-cucian besar milik hotel itu sendiri atau milik hotel lain yang dicucikan. Yang berupa linen supplies seperti sheet, pillow case, table cloth, napkin. Tugas Mungler yang lain adalah melipat semua linen supplies yang sudah disetrika, memisah-misahkannya menurut jenis dan ukurannya, dan kemudian mengirimnya ke linen room.

Dry Cleaning Operator

Dry Cleaning Operator adalah petugas yang melakukan proses pencucian secara dry cleaning (solvent) menggunakan dry cleaning machine. Procedure dry cleaning adalah sebagai berikut:

    1. Pilah-pilahlah cucian yang akan dicuci menurut warna, jenis serta tingkat kekotorannya

    2. Lakukan spoting terhadap pakaian yang kena noda

    3. Masukkan cucian-cucian kecil yang tidak tahan bantingan ke dalam net

    4. Bersihkan dahulu filter mesin dari kotoran cucian

    5. Buka kran steam, air dan angin lalu hidupkan power

    6. Masukkan cucian ke dalamnya dan jalankan mesin

    7. Setelah lebih kurang 25 menit proses pencucian, pemerasan dan pengeringan selesai

Order Taker

Order Taker juga sering disebut sebagai Office Clerk. Tugasnya adalah sebagai berikut:

    1. Menerima telepon yang ditujukan Laundry and Dry Cleaning Section, baik dari tamu yang ada di            kamar maupun dari seluruh departemen serta seksi yang ada di dalam hotel tersebut

    2. Mengerjakan administrasi laundry, antara lain:

    - Membuat laundry voucher/bill cucian tamu dan segera mengirimkannya ke Front Office Cashier            untuk ditagihkan saat tamu check out

    - Membuat laporan harian, mingguan maupun bulanan atas obat-obat pencuci

    - Membuat laporan untuk atasannya mengenai obat-obat pencuci yang hampir habis, agar dibelikan

    - Membuat laporan harian dan mingguan mengenai penghasilan dari laundry

    - Membuat Purchase Requestition dengan persetujuan atasan atas obat-obat pencuci yang hampir            habis, Purchase Requestition adalah permintaan pembelian barang yang ditujukan                                    kepada Purchasing Department

    - Membuat SR (Store Requestition) atas persetujuan atasan untuk meminta atau mengambil barang         di gudang

    - Membuat Work Order kepada Engineering Department (Repair and Maintenance) bila ada                    kerusakan alat-alat/mesin-mesin di laundry, supaya segera diperbaiki dengan persetujuan atasan

3. Mengarsip surat-surat yang masuk ke laundry dan laporan-laporan yang telat dibuat

4. Ikut menjaga/merawat alat-alat kerja yang digunakan

5. Ikut menjaga kebersihan area tugas